Pozna odjava brez klica na recepcijo

Za pozno odjavo gostje skoraj vedno vprašajo takrat, ko je za to najmanj časa. Ob 9.40, ko odhaja pol hotela, zazvoni telefon na recepciji. Ali pa se gost nasloni na pult, za njim čakajo trije, in vpraša, ali lahko sobo obdrži do 13.00. Kdor je za pultom, mu pogosto ne more takoj reči „ja“. Odvisno je, ali je soba isti dan spet oddana, koliko dela imajo sobarice in kaj pravijo vaša pravila. Tako ostane pri „bom preveril“. Gost gre nazaj v sobo in ne ve, pri čem je, prošnja pa čaka na listku, dokler se je kdo ne spomni.

S samo prošnjo ni nič narobe in pogosto jo brez težav odobrite. Zatakne se pri tem, kdaj in kako pride: o nečem, kar zahteva minuto premisleka, se je treba odločiti tam, kjer vsi čakajo na hiter odgovor.

Najprej poskrbite, da gost osnovno informacijo najde sam. Če sta redna ura odjave in vaš način urejanja pozne odjave zapisana med podatki o bivanju na gostovem telefonu, se jim bo večina preprosto prilagodila. Tisti, ki vseeno vprašajo, pa bodo pogoje že poznali. Zapišite jih tako, kot jih v resnici izvajate: ali je pozna odjava odvisna od zasedenosti, do katere ure jo običajno podaljšate, ali jo zaračunate in koliko ter do kdaj naj se gostje oglasijo. Vse to urejajte v CMS, pa bo vsaka sobna QR koda kazala isto, sveže besedilo.

Potem prošnjo umaknite s telefona na recepciji. Ko gost skenira QR kodo v sobi, se mu na lastnem telefonu odpre Avant. Kar pošlje od tam, prošnja ali sporočilo, se pojavi na tabli Zahteve v Porte, na kartici pa je tudi številka sobe. Nihče je ne lovi sredi pogovora z drugim gostom in nihče si je ne rabi zapomniti, ker čaka na tabli.

O njej se potem odločite tam, kjer imate pregled. Kdor jo prevzame, odpre kartico, pogleda današnje prihode in razpored čiščenja ter se odloči v miru, ne za pultom. Pomaga nekaj navad:

• Gostom povejte, naj se oglasijo zgodaj. V podatkih o bivanju zapišite, da je za pozno odjavo najbolje vprašati večer prej ali zgodaj zjutraj. Tako ekipa sobe načrtuje vnaprej in ne gasi požarov ob 10.55.
• Odločite naenkrat, za cel dan. Zjutraj preglejte kartice za pozno odjavo skupaj s seznamom odhodov, še preden sobarice dobijo razpored. Tako odloča en človek, ki vidi vse.
• Odgovorite na vsako prošnjo, tudi kadar je odgovor ne. Jasno „danes žal ne gre, prtljago pa vam lahko shranimo do 16.00“, če to ponujate, je boljše od molka. Ko gost dobi odgovor, kartico premaknite naprej, da mu kasneje kdo ne reče drugače.
• Dogovor naj bo na enem mestu. Ko je kasnejša odjava potrjena, jo vsa ekipa vidi na tabli. Ni treba klicati v nadstropje ali upati, da je informacija preživela ustno predajo izmene.

Gost še vedno dobi oseben odgovor. Le da ga hotel da takrat, ko sam izbere, in s pogledom na prihode in čiščenje, ne pa na pamet za pultom.

Bi radi videli, kako prošnja za pozno odjavo pride iz Avanta na tablo v Porte? Pišite nam ali na support@concierge-avant.si.